Sistemas de facturação online, facturar em qualquer lugar
Os
programas de facturação são essenciais para quem desenvolve qualquer
actividade empresarial de forma consistente, se antigamente havia a
dificuldade na escolha de um programa de facturação, hoje a dificuldade
aumenta com as novas soluções que estão a ser lançadas. Através da
Clould (nuvem) ou mais simplesmente servidores alojados em datacenter (internet),
como quem diz através de servidores web, podem correr estes
serviços/programas permitindo deste modo facturar em qualquer lugar com
acesso à internet.
Um “invoice” é sinónimo de factura,
por isso não se admire se vir esta palavra associada a muitos destes
programas. A utilização de qualquer programa de facturação deve ser
obrigatoriamente aprovado pela Autoridade Tributária e Aduaneira,
mediante certas condicionantes, mas nada melhor do que utilizar
software autorizado, o que permite acompanhar o crescimento do negócio
para o futuro.
Vantagens da facturação online
O sistema Pay as you use (paga pelo que utiliza) é uma boa forma de reduzir custos
na fase de arranque de um projecto. Um outro aspecto que se pode
considerar como uma vantagem enorme é que as actualizações no software
são realizadas sem afectar a actividade do negócio ou deslocações de
técnicos à empresa. Havendo por isso despreocupação face a estas
questões. O que representa um ganho de produtividade.
O interface (visualização) estão agora
bastante atraentes, intuitivos, fáceis de usar, muito diferentes dos
antigos programas, onde quase só se viam linhas para introduzir códigos!
Todas as vantagens associadas aos
serviços online, facturar a qualquer hora e em qualquer local e ter um
programa sempre actualizado.
Acesso a funções diferenciadas, como por
exemplo a emissão de facturas com várias opções de pagamento, que vão
muito além do envio de cheque: pagamentos através de referência
multibanco ou através de meios electrónicos associados a pagamentos na
internet, como o Paypal ou até cartão de crédito.
Envio de facturas através formato
digital, tal como o email. Facilitando o contacto e o tempo de envio dos
documentos. Sejam facturas, recibos ou outro tipo de documento
essencial para a vida das empresas.
Ao nível da segurança, de salientar que
alguns destes sites utilizam os mesmos recursos e técnicas que as
instituições financeiras, sendo por isso um sinal de credibilidade para a
segurança das informações.
Simplicidade
Desvantagens da facturação online
Sendo um serviço externo ficará
dependente do acesso à internet. Pode ficar mais dispendioso
comparativamente a programas convencionais, que são instalados nos
computadores da empresa e onde o investimento reside no acto de
compra. Se bem que com as constantes alterações ao código tributário
possa ser necessário apoio técnico para efectuar alterações, como por
exemplo o IVA em vigor. Possuir um software instalado nos computadores
da organização permite obter uma maior sensação de segurança e de
privacidade.
Uma das principais desvantagens
apontadas a este tipo de solução de facturação é a disponibilidade de
informação vital para as empresas a entidades externas, ficando até de
certo modo vulnerável. Este inconveniente será maior quanto maior for a
organização. Sendo por isso também vital a credibilidade de quem está
pode detrás do programa de facturação. Para os pequenos negócios acaba
por ser um pouco irrelevante este aspecto.
O custo de utilização pode ser superior
ao das soluções alojadas nos computadores da empresa à primeira vista,
mas acaba por compensar pelas suas vantagens.
Programas de facturação online
Na pesquisa que efectuei encontrei 6 soluções para facturar através da internet, cada um com as suas particularidades.
Será normal que com o passar do tempo
surjam novos operadores neste mercado, à medida que o mercado expande e a
procura por softwares de facturação aumente. Os preços da sua
utilização tendem a baixar pela força da concorrência.
Só a título de curiosidade, que não se aplicará provavelmente à maioria dos negócios, os programas top de facturação e Gestão são os pertencentes à SAP e à Oracle e são
estes que são instalados nas grandes empresas e podem custar para cima
de 100.000€, sem contar com a parametrização, já que os mesmo são
compostos por módulos ajustados às necessidades específicas de cada
empresa.
Com os programas de facturação online, facturar nunca foi tão fácil.
Aceder a programas de
faturação online através da nuvem (vulgarmente designada em contexto
informático pelo anglicismo "cloud") é uma das mais recentes
tendências adotadas pelos profissionais liberais, beneficiando da facilidade de
utilização de programas simplificados, desenhados precisamente para quem não
dispõe de conhecimentos contabilísticos aprofundados, mas precisa de recorrer
regularmente a software especializado. E esta necessidade acentuou-se com a
entrada em vigor, a 1 de janeiro, das novas regras de faturação, que preveem a
obrigatoriedade da emissão de faturas e respetiva comunicação à Autoridade
Tributária.
Alguns exemplos que poderá
encontrar na NET.
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